「世界で1つのクリエイティブイベント」の作り方 #04

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弓月ひろみ

iPhoneケース展

iPhoneケース展は、世界初の「iPhoneケースの展示会」で日本最大のiPhoneのイベントです。
2010年、iPhone3GSの頃、Apple・iPhoneを扱うメディア関係者とクリエイターによる有志で発足。毎回100名を超えるアーティストが「ここでしか買えない世界で1つのiPhoneケース」を展示しています。参加アーティストは造形作家、イラストレーター、ファッションデザイナー、漫画家など多種多様。透明のiPhoneケースをキャンバスに生み出される作品は、ユニークで個性的、デザイン性も高く、その面白さから前述のWall Street Journalに掲載されるなど日本のみならず世界からも高い評価を得ています。
また、「アートをもっと身近に、アートで日常をもっと楽しく」をモットーにiPhoneケースという商業プロダクトを作品ベースとして利用することで、アートと人との距離を近づけること目指し、若手クリエイターや業界を目指す人に発表の場を提供することも目的のひとつとしています。

イベント現場で使える!MetaMoJi Share

iPhoneケース展には、7名のスタッフが在籍しており、イベントディレクター、アートディレクター、公式YouTuberなど、それぞれに役目が決められています。9/13(土)〜9/15(月)までの本番中は、そのメンバーに加えて、外から受付スタッフを依頼し、総勢20名ほどで現場を回します。
開始前までは、ありとあらゆるクラウドサービス活用した「ノマド事務局」として活動。現場ではトランシーバーを使い、各部署のリーダーが声でやりとり。本番中もiPhoneやiPadで、クラウド情報を確認するのですが…一点だけ、どうしてもクラウド化できなかったものがありました。それが「手書きのメモ」。

今回は、MetaMoJi Shareの利点の一つである「誰でも手書きの情報がシェアできる」事を利用し、実際の現場を想定したサンプルを作成してみました。

1ページ目 チェックリストのテンプレートから「受付の引き継ぎリスト」を作る

弓月ひろみ
「手書きのメモ」が一番溜まってしまう場所、それが「総合受付」。
現場には、普段イベント業に従事していないスタッフ、PCを使うことに慣れていないスタッフもシフト入りするため「×××のサービスに情報を記録しておいて」「×××にログインして●●を見ておいて」という指示を伝えるのが困難な場合があります。
指導すれば良いのでしょうが、その為の時間とコストも馬鹿になりません。また、現場は常にドタバタしており、事務作業にかけている時間がありません。結局「さっと手書きで書いておく」のが一番楽でもあるんですよね。
そんなわけで、それぞれが付箋やメモパッドに伝達事項を残してくれるのですが…受付の手書きメモは、忘れ物や、お問い合わせがあったことなど、重要な事がかかれているにも関わらず、「その紙がなくなったら終わり」。さらに、そのメモが存在している事も解らない場合があり、チームに情報が行き渡らず、見落としが発生する可能性もあります。
情報を真っ先に知るべき運営幹部、プロデューサーやディレクターは現場を行ったり来たりしているので、受付まで顔を出す事が出来ず「伝達待ち」になってしまう。
受付のスタッフが伝達しようとしても、幹部が捕まらず後手になり…なんていうことも、これまでに何度もありました。
そこで、解決策として考えたのが「MetaMoJi Share」を使った「受付の引き継ぎリスト」の作成です。

まず、新規ノートを作成→ショーケース→筆記 から、チェックリストのテンプレートをダウンロード。あとは手書きで入力していくだけです。サンプルをご覧頂けるとわかると思いますが、「受付にiPadを1台〜2台用意して、全員で記入して貰う」ことを想定しています。
これで、「何時何分にどんなコメントが残されたのか」「誰がこのコメントを書いたのか(どのiPadからアクセスしたのか)」がリアルタイムでわかるようになります。
なおかつ、幹部はiPhoneを使って定期的にノートをチェックすることで、動く事なく「受付で何が起こったのか」を知ることが出来、最適な対処法を指示することが出来ます。
「確認しました」の意味で、チェックを入れることも可能な上、万が一消してしまっても「履歴」が残っているので安心です。

2ページ目 テンプレートから「ワークショップの受付リスト」を作る

弓月ひろみ
iPhoneケース展で開催しているワークショップは、前もって予約が必要なワークショップと、整理券・または当日予約が必要なワークショップ(飛び込みOKなもの)の2種類があります。
前者は公式サイトからフォームを使ってお申し込みいただくので、ご予約いただいた方のお名前や連絡先を保管しておくことができます。一方、当日予約の方は、ワークショップでお名前を伺うのみなので、情報が記載されるシートが「手書きのリスト1枚だけ」という状況でした。
これを解決する手段として、「MetaMoJi Share」を使用したサンプルを作成しました。

名前を伺って、記入していくだけの簡単なスタイル。iPadがあれば、PCが苦手なスタッフでも使用できます。当イベントは1Fと2Fでフロアが分かれているため、従来、1F付近でお客様から「2Fのワークショップに空席はありますか?」と質問をされた場合、随時2Fのワークショップ受付まで確認をとる必要がありましたが、このリストがあればリアルタイムに状況が把握できるようになります。何より現場で紛失しがちな「紙」がなくなるのが良いですよね。

いかがでしたでしょうか?
MetaMoJi Share×iPadを活用した、イベントの現場運営。
「ITのスキルを問わず、全員で情報をシェアできる」この活用法。
皆さんも、是非お試しください!

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筆者プロフィール

yuzuki_hiromi弓月ひろみ (KOTO PLANNING代表・iPhoneケース展プロデューサー)
デジタルアイドルとしてデビュー後、ラジオやテレビでのリポーターとして活動しつつ、ITに詳しいタレント・ライターとして雑誌に寄稿。iPhoneケースを約400所持するケースコレクターで、iPhoneケースをキャンバスにしたアート展「iPhoneケース展」を主催している。
最近では女性向けガジェットの商品開発やセールスプロモーションなども行うほか、Podcast「Apple Clip」のアシスタントも務めている。趣味はiPhoneを使ったムービー撮影とセルフィというiPhone Holicで毎日2時間入るお風呂はiPhone&iPadと一緒。

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